ERP – usprawniamy naszą pracę!

W trakcie tego roku na spotkaniach z cyklu Voice of Village a ostatnio także na ACLM można było usłyszeć, że wdrażamy nowy system, który ma nas wesprzeć w codziennej pracy. To narzędzie klasy ERP (z ang. Enterprise Resources Planning), które pozwala zarządzać wieloma procesami pracy w jednym miejscu. Dlaczego zdecydowaliśmy się je wdrożyć i jakie korzyści ma nam przynieść? Czytaj dalej>>>

Czym jest ERP i dlaczego go wdrażamy?

ERP to narzędzie, w którym na przykład można:

• planować czas pracy – w naszym przypadku m.in. grafiki pracy stacji,
• zamawiać i inwentaryzować różne towary – u nas np. materiały do dializ,
• puszczać w obieg/podpisywać dokumenty, np. umowy z: dostawcami materiałów do dializ, laboratoriami przeprowadzającymi badania pacjentów, wynajmującymi nam budynki, NFZ, słowem: można tu formalnie zaopiekować każdy rodzaj współpracy z różnymi podwykonawcami,
• księgować i rozliczać faktury.

Jego podstawową zaletą jest to, że oparte jest na jednej bazie danych. Dzięki temu informacje wprowadzone w jednym module systemu są w razie potrzeby natychmiast dostępne w innym. A to skraca czas na znalezienie odpowiednich danych (nie trzeba się przełączać między różnymi systemami) i  – co za tym idzie – ułatwia podejmowanie decyzji i działań. Posiadanie wszystkich informacji zarządczych w jednym miejscu minimalizuje też ryzyko podjęcia błędnej decyzji. Dodatkowo system ERP pozwala swobodnie śledzić etap prac w danym procesie, więc każdy korzystający z systemu na bieżąco może widzieć, co się dzieje z jego zadaniem. Na jakim etapie jest moja umowa? Czy moja faktura jest już zaksięgowana? Na jakim etapie jest płatność? W ERP te wszystkie informacje będą na „wyciągnięcie myszki”.

„W organizacjach takich jak nasze – dużych i działających w różnych miejscach –  systemy klasy ERP są tym rozwiązaniem, które pozwala skutecznie organizować i wspierać pracę. Chodzi tu oczywiście o stałe i powtarzalne procesy, takie jak np. planowanie czasu pracy czy robienie zakupów, zarządzanie ich dostawą i rozliczeniem. Chcemy upraszczać i automatyzować wszystkie procesy tła, który mamy w DaVita, tak by uwalniać nam wszystkim jak najwięcej czasu na to, co najważniejsze – opiekę nad pacjentami. System ERP ma nas w tym wesprzeć” – wyjaśnia Dariusz Gawrych, dyrektor finansowy i kierujący wdrożeniem ERP w DaVita.

Jak wprowadzamy ERP w DaVita?

Wdrażanie systemów typu ERP odbywa się etapami. Tak jest i w naszym przypadku.

„Nad usprawnieniami pracujemy sekwencyjnie, np. patrzymy jak u nas w rzeczywistości pracują pewne procesy, co możemy w nich ulepszyć i jak całość możemy wesprzeć odpowiednim narzędziem. Dobrym przykładem jest tu planowanie czasu pracy. Ze stacji dostawaliśmy informacje, że lepszym pomysłem przy układaniu grafików pracy jest tryb miesięcznego niż trzymiesięcznego planowania. Ułożyliśmy więc pod to odpowiedni proces, wprowadziliśmy potrzebne regulacje prawne i teraz przygotowujemy do tego wsparcie narzędziowe. A już od stycznia oddajemy do dyspozycji moduł księgowy oraz zakupowy w ERP. Ten pierwszy skierowany jest głównie do pracowników centrali, ten drugi – dotyczy głównie pracowników w terenie. A w planach mamy oddanie kolejnych modułów, między innymi dotyczącego procesów biomedycznych czy obiegu dokumentów” – dodaje Dariusz.

Od stycznia będziemy mogli robić zakupy i rozliczać faktury w prostszy sposób. Oczywiście – zapewne poznanie nowego narzędzia i jego nauczenie się zajmie nam trochę czasu, jednak docelowo ten czas nam oszczędzi.

„W module zakupowym z czasem będzie można robić wszystko, co potrzebne w skutecznym zarządzaniu towarem. Będzie można: składać zapotrzebowania, sprawdzać stan magazynu, przeprowadzać inwentaryzację. W pierwszym kroku zaprosimy do składania zapotrzebowania, a z czasem udostępnimy kolejne opcje działań” – mówi Krzysztof Kaszub, dyrektor ds. zakupów.

W najbliższych dniach osoby odpowiedzialne za zapotrzebowania na materiały do dializ zostaną zaproszone na szkolenia odświeżające via webex. Wcześniej otrzymają dostępy testowe i instrukcje, by „oswoić się z nowym narzędziem”.

„Oczywiście w trakcie składania pierwszych zamówień w nowym narzędziu zespół projektowy będzie służył wsparciem. Udostępnimy odpowiednie instrukcje i będziemy pod telefonem na wypadek pytań. A w styczniu po raz pierwszy złożymy zamówienia przez ERP” – dodaje Krzysztof.

„Mam nadzieję, że z biegiem czasu każdy z nas poczuje, że pracuje mu się wygodniej i efektywniej. Z całym zespołem projektowym dołożymy wszelkich starań, by tak było” – konkluduje Dariusz.

Więcej informacji: Dariusz Gawrych, Krzysztof Kaszub oraz Patrycja Krajewska z zespołu wdrażającego ERP