#poznajmysiębliżej | Co słychać w Zespole IT?

#poznajmysiębliżej. Pracujemy w jednej organizacji, uczestniczymy w różnych projektach i zadaniach, z których każde – mniej lub bardziej bezpośrednio – ma służyć naszym pacjentom. Od czasu do czasu warto zatem „odwiedzić” inne zespoły, by zobaczyć, co u nich słychać i na czym polega specyfika ich pracy. W naszym nowym cyklu #poznajmysiębliżej rozmawiamy z Łukaszem Sękowskim, który kieruje pracami Zespołu IT.

Pracujesz w DaVita już ładnych kilka miesięcy. Przejąłeś dość nieliczny zespół z wieloma ważnymi projektami do przeprowadzenia. Na czym się teraz skupiacie?

W pierwszej kolejności skupiliśmy się na tym, żeby zbudować zespół, bo rzeczywiście był nieliczny (uśmiech). W chwili obecnej pochłania nas projekt modernizacji infrastruktury łącz internetowych w stacjach dializ w całej Polsce. Dla pracowników widoczna zmiana to przede wszystkim przyspieszenie prędkości działania internetu. Same przepięcia są dosyć szybkie i bezproblemowe, co może sprawiać wrażenie, że to jest dosyć łatwa operacja. Pod spodem jednak wykonaliśmy mnóstwo prac porządkowych. Przede wszystkim zaplanowaliśmy całą infrastrukturę sieciową od nowa – nasza infrastruktura, patrząc historycznie, to dziedzictwo działania kilku organizacji, więc trzeba było to wszystko ustandaryzować. Poza tym wprowadziliśmy priorytetyzację ruchu, czyli mówiąc najkrócej:  ruch do aplikacji medycznych takich jak NCM czy KS-PPS ma wyższy priorytet niż do stron popularno-naukowych. Zadbaliśmy również o zapasowe łącza w stacjach dializ w technologii LTE. Doszły elementy związane z centralnym zarządzaniem, możliwością łatwej aktualizacji wersji oprogramowania wielu routerów jednocześnie, zwiększonymi opcjami bezpieczeństwa blokującymi ruch do stron o niskiej reputacji i do znanych serwerów C&C (Command and Control – serwery wykorzystywane w celu komunikacji z zainfekowanymi komputerami). Obecnie przełączyliśmy 90% wszystkich stacji dializ i planujemy zakończyć te prace do końca września.

Obecnie czekamy też na dostawę nowych serwerów i urządzeń sieciowych – wymagają one odświeżenia i podniesienia dotychczasowego poziomu stabilności. Lada moment sprzęt do nas dotrze.

Niebawem czeka nas też migracja na nowszą wersję systemu operacyjnego, bo obecnie używana kończy swój żywot pod koniec tego roku. Niemniej będzie to działanie niezauważalne dla użytkowników.

Z innych projektów, które są ważne, by całe nasze środowisko IT działało gładko: prowadzimy właśnie w każdej stacji dializ audyt infrastruktury IT połączony z inwentaryzacją sprzętu. Ponadto pracujemy nad poprawą stabilności KS-PPS, planujemy przemodelować Help Desk i zasady zgłaszania incydentów do IT oraz nadrabiamy zaległości w procedurach i dokumentacji IT. Do tego dochodzą również projekty na poziomie międzynarodowym. Także – dzieje się (śmiech).

No właśnie, projekty z infrastrukturą IT, czyli swoistym krwiobiegiem zaplecza technicznego, to bardzo istotna, ale nie jedyna część Waszej pracy. Jak wygląda typowy dzień Zespołu IT. Co robi każdy członek Waszego zespołu?

Tak. Projekty związane z modernizacją infrastruktury IT są istotną, ale nie jedyną częścią naszej pracy. To, czym się zajmujemy, można podzielić na 4 obszary. Pierwszym jest bieżące wsparcie naszych użytkowników.  Kilkuosobowy zespół obsługuje 1300 użytkowników i ponad 600 komputerów rozsianych w 63 lokalizacjach. Ta dysproporcja zawsze będzie duża. Wsparcie polega na usuwaniu usterek i problemów ze sprzętem, aplikacjami, połączeniem internetowym, drukowaniem, słowem: wszystkim, co jest związane z szeroko pojętym sprzętem teleinformatycznym. W zakres bieżącej pracy wchodzi również utrzymanie procesów biznesowych, np. onboarding i offboarding pracowników. Te zadania realizują przede wszystkim Filip Palka i Tomek Kwiatek.

Drugim obszarem jest utrzymanie bieżącej infrastruktury IT w jak najlepszej kondycji. Serwery rzadko kiedy piszczą i krzyczą, że coś im dolega. Jak nasz serwerowy „pacjent” zacznie mieć dolegliwości, to najczęściej dotyka to sporej ilości pracowników i pośrednio pacjentów w stacjach dializ. Zależy nam, aby takich awarii i usterek było jak najmniej, dlatego regularne prace serwisowe i aktywny monitoring pracy fizycznego sprzętu, systemu operacyjnego oraz uruchomionych na nim aplikacji jest istotną częścią pracy zespołu administratorów (Paweł Matysiak, Robert Multan i Maciej Koczenasz).

Trzecim obszarem są projekty, które prowadzi zespół IT lub inne zespoły, ale zawierają one komponent IT i w związku z tym potrzeba naszego wsparcia. Tu najczęściej wkraczam ja, posiłkując się wiedzą ekspercką zespołu w obszarze planowania oraz nadzoruję wykonanie. Realizacja to już wysiłek całego zespołu.

Czwartym jest obszar związany z politykami, procedurami i standaryzacją naszej pracy jako zespołu oraz bezpieczeństwem naszej infrastruktury. Jesteśmy dużą firmą, więc bez standaryzacji i uporządkowania sposobu, w jaki funkcjonujemy, nie będziemy mogli działać sprawnie i efektywnie. To również część mojej pracy, ale przede wszystkim Michała Horbińskiego.

Okej, morze roboty, no a zespół nie może rosnąć w nieskończoność. Jaki jest Wasz patent na to, by efektywnie wspierać cały zespół DaVita w rozwiązywaniu większych i mniejszych kwestii IT?

Zgadza się – zespół nie może rosnąć w nieskończoność i nie da się zrobić tak, żeby każdy pracownik, albo chociaż każda stacja dializ miały swojego dedykowanego informatyka znającego się na wszystkim. Chcemy być sprawnie funkcjonującym zespołem ze zdefiniowanymi i monitorowanymi procesami, nowoczesną infrastrukturą informatyczną dostosowaną do potrzeb organizacji, dobrymi narzędziami wspierającymi nasze zadania i komunikującym się w jasny i zrozumiały sposób. To jest nasz patent i rozwijamy się w tym kierunku.

Ciekawe metody, myślisz, że kiedy są w stanie zacząć funkcjonować tak, by czas oczekiwania na rozwiązanie sprawy był jak przysłowiowe „mgnienie oka”?

Tu nawet chyba nie chodzi o to, żeby wszystko rozwiązywać w mgnieniu oka. Jak wszystko jest ważne i pilne, to jak określić, które ze zgłoszeń są ważniejsze i pilniejsze od tych ważnych i pilnych? Myślę, że tu przede wszystkim chodzi o przewidywalność i sprawną komunikację, żeby zainteresowani wiedzieli, na jakim etapie jesteśmy z realizacją danego zadania lub projektu oraz na kiedy można się spodziewać zakończenia prac. A w przypadku opóźnień, które zawsze mogą się zdarzyć, powinniśmy jasno komunikować ewentualne przeszkody i szukać sposobu ich obejścia. To oczywiście też wymaga dyscypliny po obu stronach, czyli zgłaszając problem lub potrzebę realnie określmy nasze potrzeby i oczekiwania co do czasu realizacji. Nie wszystko zawsze zapewne musi być „na wczoraj”.

A na koniec pytanie z kategorii świata idealnego. Kierowałeś już kilkoma zespołami IT. Co Twoim zdaniem jest potrzebne, by ta funkcja w organizacji działa tak, że nikt nie wie, że w firmie jest jakiś zespół techniczny? To właśnie często słychać od Zespołów IT, że jak o nich nie słychać, to znaczy, że ta funkcja działa dobrze😊 Jak osiągnąć ten stan?

Wiesz co, to nie do końca jest tak, że jak IT nie widać i nie słychać, to znaczy, że jest super.  Myślę, że to dotyczy części związanej z bieżącym utrzymaniem w ruchu. W zakresie projektów IT powinno być jak najbardziej widoczne i dostarczać wartość biznesową. Przekładając to na analogię ze świata sportu – to, że technicy na pit stopie ekspresowo i sprawnie wykonali prace serwisowe nie oznacza, że bolid F1 dojedzie szybko i sprawnie do mety. Tutaj jeszcze jest potrzebna sprawna praca zespołu inżynierów, którzy ten bolid tak zaprojektują, żeby był szybki i niezawodny. To jest o tyle trudne pytanie, że na stan, o którym wspomniałaś, składa się wiele czynników. Myślę, że kilka najważniejszych z nich to przede wszystkim zgrany zespół, mający możliwość rozwijać swoje umiejętności, wsparcie i zaufanie ze strony innych działów, a w szczególności na poziomie zarządu, sprawna, otwarta i efektywna komunikacja, dobrze opisane procesy oraz udokumentowana infrastruktura i mocne ukierunkowanie na bezpieczeństwo. Nie bez znaczenia są również środki finansowe, pozwalające na zakup elementów infrastruktury i narzędzi minimalizujących czas potrzebny na utrzymanie a uwalniające potencjał pozwalający skupić się na wartościach biznesowych, bezpieczeństwie oraz ciągłości działania. I to jest stan, do którego dążymy.

Życzę zatem, byśmy osiągnęli go jak najszybciej. Dziękuję za ciekawą rozmowę!

Dziękuję również!