Sprawdź, czy dotyczy Cię archiwizacja e-maili?

Od kwietnia 2021 roku korzystamy z archiwizacji e-maili w specjalnych folderach: „Kategorie dokumentów do archiwizacji” w naszych skrzynkach Outlook. Z archiwizacji na co dzień korzysta: zespół DHQ, oddziałowe, ordynatorzy oraz pracownicy administracji stacji. Niemniej nawet jeśli nie jesteś członkiem tych grup, Ciebie też w jakimś zakresie może dotyczyć obowiązek archiwizacji informacji. Dowiedz się, kiedy i jak powinieneś postępować z niektórymi maili.

Czym jest archiwizacja maili w DaVita?

Do tej pory mogłeś się spotkać w innych organizacjach z klasyczną możliwością archiwizacji, taką, którą oferuje Outlook. W DaVita na całym świecie mamy swój proces w tym zakresie. Osoby pełniące różne role kierowniczo-eksperckie posiadają dopięte do skrzynek Outlook foldery, w których mogą archiwizować maile wg ich tematu (nazywane są one: Kategorie dokumentów do archiwizacji, można też spotkać się z ich angielskimi określeniami: foldery RFC lub Village Records). Maile są przechowywane w danym folderze przez określony okres, a następnie usuwane. Okresy są wyznaczone przepisami prawnymi regulującymi przechowywanie informacji z danej kategorii. Jeśli ktoś nie przeniesie otrzymanego maila do odpowiedniej kategorii, to zostanie on usunięty z jego skrzynki po upływie sześciu miesięcy od daty otrzymania.

Dlaczego przyjęliśmy taki proces? Chodzi przede wszystkim o kwestie bezpieczeństwa informacji i względy praktyczne – przy tak dużej organizacji jak DaVita przechowywanie „ton” maili każdego pracownika w nieskończoność generuje olbrzymie koszty i dodatkową pracę związaną z utrzymaniem infrastruktury, dzięki której mają być składowane.

Najważniejsze zasady dotyczące archiwizacji

1. Wiadomości e-mail, które nie zostaną przeniesione do folderów archiwizacji, są automatycznie kasowane po 6 miesiącach od dnia ich otrzymania.
2. Wiadomości archiwizujemy w wybranej podkategorii (NIE w kategorii). Poznasz je po wskazanym okresie przechowywania na początku jej nazwy.
3. W ramach podkategorii możesz archiwizować dowolną liczbę e-maili oraz tworzyć dowolną liczbę dalszych folderów i podfolderów. Stworzone przez Ciebie foldery lub podfoldery przyjmują okres przechowywania taki jak podkategoria, w której został stworzony.
4. Pamiętaj, aby w zależności od treści archiwizowanego e-maila, wybrać właściwą podkategorię (kategorie podzielone są tematycznie, a nie działami).
5. Wszystkie zarchiwizowane wiadomości e-mail zachowują się jak standardowe e-maile. Możesz je wyszukać, opisać, filtrować, ustawiać flagi czy przypomnienia, usunąć załącznik (jeśli nie wymaga archiwizacji) i używać innych dostępnych opcji programu Outlook.
6. Pamiętaj, że archiwizujemy zarówno wiadomości przychodzące, jak i wychodzące.
7. Istnieje możliwość zwiększenia pojemności Twojej skrzynki. Jak sprawdzić poziom zapełnienia dowiesz się z krótkiego przewodnika poniżej. Jeśli kończy się pojemność Twojej skrzynki, zwróć się do naszego zespołu IT z prośbą o zwiększenie pojemności. Pamiętaj jednak, że nie zwiększymy pojemności Twojej skrzynki, jeśli nie archiwizujesz maili w RCF.

Kiedy archiwizacja mnie dotyczy, jeśli nie pracuje w centrali lub jako oddziałowa/ordynator czy pracownik administracji stacji dializ?

Jeśli otrzymasz jakąś wiadomość, którą należy zarchiwizować (oto ich opis) i nie posiadasz folderów do archiwizacji, przekaż ten mail swojemu przełożonemu. On zarchiwizuje go w odpowiednim miejscu.

Więcej informacji: Beata Maciejewska oraz Ewa Diakowska, koordynatorki programu Village Records w DaVita Polska